İnsan Kaynakları Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

İnsan kaynakları programı seçmek, yalnızca farklı yazılımların özellik listelerini karşılaştırmaktan ibaret değildir. İşletmenin çalışan sayısı, günlük İK süreçleri, mevcut çalışma yöntemi ve gelecekteki büyüme planı doğru yazılım seçiminde doğrudan belirleyicidir.

Piyasada yalnızca temel personel yönetimine odaklanan çözümler olduğu gibi bordro, PDKS, işe alım, performans, eğitim, vardiya ve çok sayıda farklı modülü aynı sistemde sunan kapsamlı platformlar da bulunur.

Ancak en fazla özelliği sunan sistem her işletme için en doğru sistem değildir.

Örneğin 20 çalışanlı bir işletmenin temel ihtiyacı personel bilgilerini düzenlemek, izinleri takip etmek ve çalışan evraklarını tek yerde tutmaksa kullanmayacağı onlarca modül için daha yüksek maliyet ödemesi veya karmaşık bir sisteme geçmesi gerekmeyebilir.

Bu nedenle insan kaynakları programı seçerken nelere dikkat edilmeli? sorusunun cevabı önce işletmenin kendi ihtiyaçlarını doğru tanımlamakla başlar.

1. Önce Çalışan Sayınızı ve İşletme Yapınızı Değerlendirin

İK programı seçiminde ilk kriterlerden biri çalışan sayısıdır.

5-10 çalışanı bulunan küçük bir işletmeyle yüzlerce çalışanı, birden fazla şubesi ve farklı departmanları bulunan şirketin ihtiyaçları aynı değildir.

Çalışan sayısı arttıkça genellikle;

• personel kayıtlarının yönetimi,
• izinlerin takibi,
• fazla mesai kayıtları,
• çalışan evrakları,
• departman ve pozisyon yapısı,
• yetkilendirme,
• raporlama

gibi süreçlerin önemi artar.

Bu nedenle yazılımın yalnızca bugünkü çalışan sayınıza değil, yakın gelecekte ulaşabileceğiniz personel sayısına da uygun olması gerekir.

Ayrıca paketlerde çalışan sınırı bulunup bulunmadığını kontrol edin. Örneğin bazı programlar çalışan sayısına göre paketlendirilirken bazıları kullanıcı veya modül sayısına göre ücretlendirilebilir.

Basit İK'ta fiyatlandırma çalışan sayısına göre yapılır. 10, 50 ve 100 çalışana kadar farklı paketler bulunurken daha yüksek çalışan sayıları için özel teklif modeli kullanılmaktadır.

2. Gerçekten İhtiyacınız Olan Modülleri Belirleyin

İK yazılımı seçimi yapmadan önce işletmenizde hangi süreçleri dijitalleştirmek istediğinizi yazılı hale getirin.

Örneğin ihtiyaç listeniz şu şekilde olabilir:

• çalışan kayıtları,
• departman ve pozisyon bilgileri,
• izin takibi,
• fazla mesai kayıtları,
• personel evrakları,
• görev ve hatırlatmalar,
• temel İK raporları.

Başka bir işletme ise bunlara ek olarak bordro, PDKS, vardiya, işe alım veya performans değerlendirme sistemi isteyebilir.

İki işletmenin aynı ürünü seçmesi şart değildir.

Buradaki temel kriter, programın sunduğu modül sayısından ziyade sizin kullanacağınız özellikleri ne kadar iyi karşıladığıdır.

Basit İK'ın yaklaşımı da bu noktada günlük İK operasyonlarına odaklanır. Personel bilgileri, izinler, fazla mesailer, özlük evrakları, departmanlar, görevler, hatırlatmalar ve temel raporlar aynı sistem içerisinde yönetilebilir.

3. Kullanım Kolaylığını Özellik Sayısından Ayrı Değerlendirin

Bir insan kaynakları programı teknik olarak çok sayıda özelliğe sahip olabilir ancak çalışanlar ve yöneticiler sistemi kullanmakta zorlanıyorsa bu özelliklerin önemli bir bölümü pratikte değer üretmez.

Demo sırasında şu sorulara cevap arayın:

• Çalışan eklemek kolay mı?
• Aradığınız personel bilgisine hızlı ulaşabiliyor musunuz?
• Menü yapısı anlaşılır mı?
• Sık kullanılan işlemler için çok fazla ekran geçmek gerekiyor mu?
• Yeni bir kullanıcı sisteme eğitim almadan adapte olabilir mi?
• Günlük kullanılacak ekranlarda gereksiz alanlar bulunuyor mu?

Özellikle ayrı bir İK departmanı bulunmayan küçük ve orta ölçekli işletmelerde kullanım kolaylığı daha da önemlidir.

Program yalnızca İK uzmanlarının değil, gerektiğinde işletme sahibinin veya ofis yöneticisinin de kullanabileceği kadar anlaşılır olmalıdır.

4. Personel Kayıtlarının Nasıl Yönetildiğine Bakın

İyi bir personel yönetim sistemi, çalışanları yalnızca isimlerden oluşan bir liste şeklinde tutmamalıdır.

Çalışan kaydının;

• iletişim bilgileri,
• işe giriş tarihi,
• departmanı,
• pozisyonu,
• izinleri,
• mesai kayıtları,
• belgeleri

gibi diğer bilgilerle ilişkilendirilebilmesi günlük kullanım açısından önemlidir.

Basit İK'ta çalışan bilgileri personel kartı üzerinden departman, pozisyon, izin, mesai ve evrak kayıtlarıyla birlikte takip edilebilir. Böylece farklı Excel dosyalarında aynı çalışan için ayrı ayrı kayıt tutma ihtiyacı azalır.

5. İzin Yönetimini Gerçek Senaryolarla Test Edin

İzin yönetimi birçok işletmede İK yazılımının en sık kullanılan alanlarından biridir.

Bu nedenle yalnızca “izin modülü var” ifadesine bakmak yeterli değildir.

Program içerisinde;

• çalışan seçilebiliyor mu?
• izin türü belirtilebiliyor mu?
• başlangıç ve bitiş tarihi kaydedilebiliyor mu?
• talep durumu takip edilebiliyor mu?
• geçmiş izin kayıtlarına ulaşılabiliyor mu?
• hangi çalışanın izinli olduğu kolay görülebiliyor mu?

gibi noktaları kontrol edin.

Basit İK'ta izin talepleri çalışan, izin türü, tarih ve durum bilgileriyle takip edilir; bekleyen, onaylanan ve reddedilen kayıtlar ayrıştırılabilir ve geçmiş izinler çalışan bazında görüntülenebilir.

6. Mesai Takibinin İhtiyacınıza Uygun Olduğundan Emin Olun

“Mesai takibi” farklı yazılımlarda farklı anlamlara gelebilir.

Bazı sistemler personelin giriş-çıkış saatlerini cihazlardan alan PDKS mantığıyla çalışırken bazı sistemler fazla mesai kayıtlarının çalışan bazında tutulmasına odaklanır.

Dolayısıyla satın almadan önce neye ihtiyacınız olduğunu netleştirin.

Basit İK'ın mesai modülü, PDKS yerine fazla mesai kayıtlarının çalışan, tarih, süre ve açıklama bilgileriyle düzenli tutulmasına odaklanır. Geçmiş kayıtlar da çalışan bazında kontrol edilebilir.

Eğer işletmenizin ihtiyacı turnike, kart okuyucu veya otomatik giriş-çıkış takibiyse ayrıca PDKS özelliklerini araştırmanız gerekir.

7. Özlük ve Belge Yönetimini Kontrol Edin

Personel yönetiminde önemli sorunlardan biri belgelerin farklı klasörlere dağılmasıdır.

Sözleşme, diploma, sertifika veya başka bir çalışan evrakının ilgili personel kaydıyla ilişkilendirilebilmesi belge yönetimini kolaylaştırır.

Demo sırasında bir çalışan oluşturup örnek belge yüklemek iyi bir test yöntemidir.

Ardından şu soruya cevap verin:

“Altı ay sonra bu çalışanın belgesine ihtiyacım olduğunda birkaç saniye içerisinde ulaşabilecek miyim?”

Basit İK'ta personel evrakları doğrudan ilgili çalışan kaydıyla birlikte tutulabilir.

8. Kullanıcı ve Yetki Yönetimini Göz Ardı Etmeyin

İnsan kaynakları sistemlerinde hassas çalışan bilgileri bulunabilir. Bu nedenle herkesin her bilgiye erişmesi doğru olmayabilir.

İK programı satın alma sürecinde;

• farklı kullanıcı rolleri olup olmadığını,
• erişim yetkilerinin nasıl yönetildiğini,
• hangi kullanıcıların hangi alanları görebildiğini,
• hesapların nasıl oluşturulup kapatıldığını

sorun.

İşletmeniz büyüdükçe yalnızca tek yöneticinin kullandığı sistemden birden fazla kişinin eriştiği yapıya geçebilirsiniz. Bu nedenle yetkilendirme ihtiyacını yalnızca bugünkü kullanımınıza göre değerlendirmeyin.

9. Raporlamanın Gerçekten İşinize Yarayacağından Emin Olun

Raporlama özelliğinde de “çok sayıda rapor” yerine doğru veriye hızlı erişim önemlidir.

Örneğin yöneticiler çoğu zaman;

• kaç aktif çalışan bulunduğunu,
• departman dağılımını,
• izin durumlarını,
• mesai kayıtlarını,
• eksik veya takip edilmesi gereken süreçleri

görmek ister.

Basit İK temel İK verilerinin toplu olarak görüntülenmesine odaklanan raporlama alanları sunar.

Programı test ederken hazır raporların yanı sıra aradığınız veriye kaç adımda ulaşabildiğinizi de değerlendirin.

10. Web Tabanlı Erişim ve Mobil Kullanılabilirliği Deneyin

Günümüzde İK süreçleri yalnızca ofisteki tek bilgisayardan yönetilmiyor.

Bu nedenle programın web tabanlı çalışması önemli bir kullanım kolaylığı sağlayabilir.

Basit İK web tabanlı çalışır ve desteklenen bir internet tarayıcısı üzerinden kullanılabilir.

Ancak mobil kullanılabilirlik konusunda yalnızca “mobil uyumlu” ifadesine güvenmeyin.

Demo hesabını telefonunuzdan açın.

Çalışan listesine girin, bir izin kaydını görüntüleyin, menüler arasında geçiş yapın ve günlük yapacağınız işlemleri deneyin.

Özel bir mobil uygulamaya gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını da ayrıca değerlendirin. Bazı ekipler için iyi çalışan mobil web arayüzü yeterli olabilir.

11. Veri Güvenliğini Satın Alma Kriterlerinden Biri Yapın

İK yazılımlarında çalışanlara ait kişisel veriler ve belgeler tutulduğu için veri güvenliği yalnızca teknik bir ayrıntı değildir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu, veri sorumlularının kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri alması gerektiğini belirtiyor. Kurumun rehberinde yetki matrisi, yetki kontrolü, erişim logları, kullanıcı hesap yönetimi, ağ ve uygulama güvenliği gibi önlemler de örnek teknik tedbirler arasında yer alıyor.

İK yazılımı sağlayıcısına veri saklama, erişim kontrolü, yedekleme ve hesap güvenliği konusunda doğrudan soru sormaktan çekinmeyin.

12. Destek Sürecini Satın Almadan Önce Test Edin

İyi bir yazılım kadar sorun yaşandığında ulaşabileceğiniz destek ekibi de önemlidir.

Satın alma öncesinde küçük bir soru sorun ve destek sürecini test edin.

Şunları değerlendirin:

• hangi kanaldan destek veriliyor?
• yanıt almak kolay mı?
• teknik olmayan kullanıcılara anlaşılır cevap veriliyor mu?
• ilk kurulum sırasında yardım sunuluyor mu?

Özellikle ilk kez İK yazılımına geçecek işletmeler açısından destek kalitesi adaptasyon sürecini doğrudan etkileyebilir.

13. Fiyatı Yalnızca Aylık Ücret Olarak Değerlendirmeyin

İki İK programının aylık fiyatını yan yana koymak tek başına yeterli bir karşılaştırma değildir.

Şunları da kontrol edin:

• fiyat çalışan sayısına göre mi değişiyor?
• kullanıcı sayısına sınır var mı?
• bazı modüller ayrıca mı ücretlendiriliyor?
• yıllık ödeme zorunlu mu?
• çalışan sayısı artarsa hangi pakete geçiliyor?
• kullanılmayacak modüller için de ödeme yapılıyor mu?
• deneme süresi var mı?

Basit İK'ta fiyatlandırma çalışan sayısına göre açık paketlerle sunulmaktadır. 10 çalışana kadar aylık 249 TL + KDV, 50 çalışana kadar 499 TL + KDV ve 100 çalışana kadar 799 TL + KDV olarak yayınlanan paketlerin yıllık seçenekleri de bulunur. 100'den fazla çalışan için özel teklif verilir.

Güncel fiyatları satın alma aşamasında ilgili ürünün fiyatlandırma sayfasından tekrar kontrol etmek gerekir.

14. Demo Sürecini Gerçek Veriye Yakın Senaryolarla Kullanın

Demo hesabını yalnızca menülere bakıp kapatmayın.

Gerçek iş akışınıza benzeyen küçük bir test oluşturun.

Örneğin:

1. Üç örnek çalışan ekleyin.
2. Farklı departman ve pozisyonlar tanımlayın.
3. Bir izin kaydı oluşturun.
4. Bir fazla mesai kaydı ekleyin.
5. Bir personel belgesi yükleyin.
6. Geçmiş kayıtlara tekrar ulaşmayı deneyin.
7. Sistemi telefondan açın.
8. Bir rapora ulaşmaya çalışın.

Bu test sonunda yazılımın işletmenizin çalışma şekline uyup uymadığı çok daha net anlaşılır.

15. İşletmeniz Büyüdüğünde Programın Ne Olacağını Düşünün

Bugün 15 çalışanınız olabilir ancak iki yıl sonra 60 çalışana ulaşabilirsiniz.

Bu nedenle İK programı seçimi yalnızca mevcut ihtiyaç üzerinden yapılmamalıdır.

Programın;

• daha fazla çalışanı destekleyip desteklemediğini,
• paket yükseltmenin mümkün olup olmadığını,
• yeni departmanların kolay eklenip eklenemediğini,
• artan kayıt sayısında kullanımın sürdürülebilir olup olmadığını

değerlendirin.

Ama bunun tersine, gelecekte belki kullanırsınız diye bugün ihtiyacınız olmayan çok sayıda özellik için ödeme yapmak da gerekli değildir.

Amaç, bugünkü ihtiyacınızı karşılayan ancak işletmeniz büyüdüğünde sizi hemen sistem değiştirmek zorunda bırakmayan dengeli bir yapı seçmektir.

İK Programı Seçmeden Önce Kontrol Listesi

Satın alma kararından önce aşağıdaki maddeleri tek tek kontrol edebilirsiniz:

• Çalışan sayımıza uygun paket var mı?
• Çalışan sayısı arttığında üst pakete geçebilir miyiz?
• Personel kayıtlarını kolayca yönetebiliyor muyuz?
• İzin süreçleri bizim çalışma şeklimize uygun mu?
• Fazla mesai ihtiyacımız karşılanıyor mu?
• Personel belgeleri çalışanla ilişkilendirilebiliyor mu?
• Kullanıcı ve yetki yönetimi yeterli mi?
• İhtiyacımız olan raporlara kolayca ulaşabiliyor muyuz?
• Sistem web üzerinden kullanılabiliyor mu?
• Telefon ekranında günlük işlemler rahat yapılabiliyor mu?
• Veri güvenliğiyle ilgili sorularımıza açık cevap alabiliyor muyuz?
• Destek ekibine kolay ulaşabiliyor muyuz?
• Fiyatlandırma yapısını tam olarak anlıyor muyuz?
• Kullanmayacağımız modüller için ödeme yapıyor muyuz?
• Demo sırasında gerçek iş akışımızı test ettik mi?
• İşletme büyüdüğünde aynı sistemle devam edebilir miyiz?

Bu soruların cevapları netleştiğinde farklı İK yazılımı özelliklerini karşılaştırmak çok daha kolay hale gelir.

En Doğru İK Programı İşletmenizin Gerçekten Kullanacağı Programdır

İnsan kaynakları yazılımı seçiminde amaç en uzun özellik listesini satın almak değil, günlük iş yükünüzü gerçekten azaltacak sistemi bulmaktır.

Personel kayıtları, izinler, fazla mesailer ve çalışan belgeleri farklı dosyalara dağılmışsa önce bu temel süreçleri düzenlemek önemli bir başlangıç olabilir.

Basit İK, ağır ve karmaşık kurumsal sistemler yerine günlük İK operasyonlarını sade bir panelde toplamak isteyen işletmelere odaklanır. Personel, departman, izin, mesai, özlük belgeleri, görevler ve temel İK kayıtları aynı yapı içerisinde yönetilebilir.

Hangi programın işletmenize uygun olduğunu anlamanın en iyi yollarından biri sistemi gerçek kullanım senaryonuzla denemektir.

Basit İK ücretsiz demo hesabınızı oluşturun; birkaç çalışan ekleyerek personel, izin, mesai ve belge yönetiminin işletmenizin çalışma düzenine uygun olup olmadığını doğrudan test edin.

Kaynaklar

1. Basit İK – İnsan Kaynakları Yazılımı
   Basit İK İnsan Kaynakları Yazılımı
2. Basit İK – Personel Takip Programı
   Basit İK Personel Takip Programı
3. Basit İK – Personel Yönetim Sistemi
   Basit İK Personel Yönetim Sistemi
4. Basit İK – İzin Takip Programı
   Basit İK İzin Takip Programı
5. Basit İK – Mesai Takip Programı
   Basit İK Mesai Takip Programı
6. Basit İK – İnsan Kaynakları Programı Fiyatları
   Basit İK Fiyatlandırma
7. Kişisel Verileri Koruma Kurumu – Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler
   KVKK Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler
8. Kişisel Verileri Koruma Kurumu – Kişisel Veri Güvenliği Rehberi
   KVKK Kişisel Veri Güvenliği Rehberi